ビジネス英語のレター基礎知識
今やビジネスを進める上で、英語は必須スキルです。英語はグローバルスタンダードで国際的に共通の言語となっています。 そのため、国際的な取引などを行うときには、英語で交渉する文章力を養う必要があります。
もちろん、交渉する相手が英語圏の人ばかりとは限りません。
企業や業種、職種によっては英語以外の言語で取引する可能性もありますが、国際的なビジネスで利用するビジネスレターは共通スタイルがあり、 このスタイルをマスターすることで外国語のビジネスレターを作成することが可能になるのです。
さて、ビジネスレターの共通スタイルとはどのようなものでしょう。
以下の３つはビジネスレターの基本原則と言えます。
１．形式、基本構成に沿って作成する。
２．失礼が無い様に、丁寧な言葉を使う。
３．簡潔、正確、丁寧な文章を心がける。
すなわち、日本語のビジネスレターと同じような頭語−前文−本文−末文−結語という構成を考えて、まずはレターの雛形を作っておくと、 容易にレターが作成出来るようになります。
また外国語でも日本語と同様に、「丁寧な言葉使い」をすることがとても大切です。英語にも当然丁寧な言い回しや表現、敬語があります。 英会話の話し言葉とビジネスレターの書き言葉では違うので、例文などで間違えないようによく調べる方がいいでしょう。
そして、英語のビジネスレターで気をつけなければいけない日本語レターとの違いは、率直な表現を心がける様にすることです。
英語では具体的にはっきり表現することが望まれます。日本語のように遠まわしな言い方はされないので、的確に具体的に書くようにしましょう。
英語でEメールを書く場合
ビジネスシーンでは、最近はビジネスレターよりも、やりとりのほとんどがEメールで行われています。
日本ではパソコンや携帯でEメールを使う機会が多く、自分で文章を書く機会が少なくなっています。
ついつい便利だからとメールで安易に送信してしまうため、レターを書くときほどの丁寧さを忘れてしまいがちです。
海外企業であれば時間的、輸送的なこともあり、なおさらEメールに頼る機会が増えてきますが、 このような場合は特に、相手に対して失礼の無い様に、きちんとした形式を踏んでメールを送付するべきではないでしょうか。
ビジネスレターと同様にメールでも丁寧な文章を心がける必要があります。それさえ気をつければ、あとは次のポイントにあてはめて作成すればいいでしょう。
ポイント１．左寄せで書く。
ポイント２．下記の順番に記入する。
「宛先」送付先の会社名、メールアドレス。
「件名」内容が想像できる様に簡潔に記入する。
「相手名」
「頭語」拝啓、にあたる Dear ××など。
「前文」簡単な挨拶。
「本文」簡潔、正確、丁寧に。
「末文」補足や謝辞。
「結語」敬具（Sincerely,）です。
「差出人」差出人名や会社名など。
日本語でも同じような定型パターンなのでわかりやすいと思いますが、よく理解して繰り返し記述するようにすれば、基本が身につき、自然と記入できるようになるでしょう。
英文のメールを丁寧に基本を守って書くように心がけることで、日本語でのメールの質も向上するといいですね